Wie heeft hier gisteren zo afgesloten?!

Vrijwel iedereen krijgt er weleens mee te maken. De vorige dienst heeft haast gehad, iemand is iets vergeten of gaat ervan uit dat een ander het wel oplost. Dat lijkt misschien een klein probleem, maar als het regelmatig gebeurt, kan het voor veel frustratie zorgen. Je verliest tijd, moet eerst opruimen en begint je werk met een achterstand.

Voorkom dat je uit boosheid reageert

Als je voor de zoveelste keer een rommelige werkplek aantreft, is de verleiding groot om direct een bericht in de groepsapp te zetten. Of om hardop te vragen wie er nu weer verantwoordelijk is. Toch helpt dat meestal niet. Collega's voelen zich sneller aangevallen als kritiek openbaar wordt geuit. Bovendien weet je lang niet altijd wat er precies is gebeurd. Misschien was er sprake van een storing, een spoedklus of een onverwacht druk einde van de dienst.

Bespreek het met de juiste persoon

Blijft hetzelfde probleem terugkomen, dan is het beter om de collega rechtstreeks aan te spreken. Niet met een verwijt, maar door uit te leggen welk effect het op jouw werk heeft. Bijvoorbeeld: "Ik merkte vanochtend dat de accu leeg was. Daardoor kon ik niet meteen aan de slag. Kunnen we afspreken dat die aan het einde van de dienst altijd wordt opgeladen?" Zo gaat het gesprek over een concrete situatie en een gezamenlijke oplossing, in plaats van over iemands karakter.

Maak afspraken die voor iedereen gelden

Soms ligt het probleem niet bij één collega, maar ontbreken er duidelijke afspraken. Wie is verantwoordelijk voor het opruimen? Wanneer moet materiaal worden gecontroleerd? En wat gebeurt er als een dienst onverwacht uitloopt? Een eenvoudige checklist of vaste overdracht aan het einde van een dienst kan veel irritatie voorkomen. Als voor iedereen duidelijk is wat er wordt verwacht, ontstaat er minder ruimte voor misverstanden.

Veel werknemers ruimen de rommel van een ander maar op om vertraging te voorkomen. Begrijpelijk, maar als niemand benoemt dat er iets misgaat, verandert er vaak ook niets. Dat betekent niet dat je iedere kleine ergernis moet aankaarten. Maar als hetzelfde probleem regelmatig terugkomt en invloed heeft op het werk, is het verstandig om het bespreekbaar te maken.

Wanneer schakel je een leidinggevende in?

De meeste situaties zijn onderling goed op te lossen. Lukt dat niet of worden afspraken steeds genegeerd, dan kan het verstandig zijn om een leidinggevende erbij te betrekken. Dat is niet bedoeld om iemand af te rekenen, maar om samen te kijken hoe het werk beter georganiseerd kan worden. Uiteindelijk heeft iedereen er baat bij als de volgende dienst zonder vertraging kan beginnen.

Zo voorkom je irritatie bij een dienstoverdracht

• Spreek de collega rechtstreeks aan in plaats van via een groepsapp. 

• Benoem wat het gevolg is voor jouw werk. 

• Vraag naar de oorzaak voordat je conclusies trekt. 

• Maak duidelijke afspraken over opruimen en overdracht. 

• Houd je zelf ook aan die afspraken. 

• Schakel een leidinggevende in als het probleem blijft terugkomen.

Het belangrijkste advies

Een rommelige werkplek of slecht achtergelaten materiaal is vaak vervelend, maar zelden een kwestie van onwil. Door niet direct met verwijten te reageren, maar het gesprek aan te gaan en samen duidelijke afspraken te maken, voorkom je dat kleine irritaties uitgroeien tot een terugkerend conflict.

Dit artikel is gebaseerd op content van Nationale Vacaturebank en kwam tot stand met gebruik van AI.