De 5 slimme AI-tools die je werkdag korter maken

1. ChatGPT of Claude als schrijf- en denkpartner

2. Een AI-notulist die vergaderingen samenvat

3. Canva Magic Studio en Midjourney voor snel beeldmateriaal

4. Microsoft Copilot voor wie in Word, Excel en Outlook werkt

5. AI-videotools zoals Heygen voor snelle contentcreatie

Paulien Pierik is AI-trainer en oprichter van de AI Content Club

1. ChatGPT of Claude als schrijf- en denkpartner

Onderzoekers van MIT toonden aan dat toegang tot ChatGPT de tijd voor middelmatig schrijfwerk met 40 procent verkortte, terwijl de kwaliteit van de output met 18 procent steeg. Volgens Pierik kan de winst nog veel groter zijn. ,,Je wilt AI niet alleen laten uitvoeren, maar laten meedenken," zegt ze. ,,Wie een chatbot alleen gebruikt om een mailtje te herschrijven, benut een fractie van het potentieel. Zet ChatGPT of Claude in als sparringpartner voor een offerte, een klantvraag of een lastige e-mail en de tijdwinst loopt al snel op tot een uur per dag.”

2. Een AI-notulist die vergaderingen samenvat

Tools zoals Otter.ai en Fireflies.ai luisteren automatisch mee tijdens een vergadering, maken een transcript en zetten de belangrijkste actiepunten op een rijtje. Dat scheelt niet alleen het handmatig uitwerken van notulen achteraf, maar voorkomt ook dat losse toezeggingen tussen neus en lippen door zoekraken. Voor kleine teams is dit vaak de eerste tool die concreet tijd teruggeeft, simpelweg omdat vergaderen een vast en terugkerend onderdeel van vrijwel elke werkweek is, ongeacht de branche. Twee tips van Paulien Pierik: ,,Vraag altijd toestemming van deelnemers om gesprekken op te nemen en leg uit wat je met deze opname gaat doen. Bovendien: deze opnames zijn ook een goudmijn voor onderzoek. Doe je bijvoorbeeld verkoopgesprekken, dan kun je AI je calls laten analyseren. Laat AI kritisch meekijken of -luisteren en vraag waar jij nog kansen laat liggen.” 

3. Canva Magic Studio en Midjourney voor snel beeldmateriaal

Waar je vroeger zonder designer aangewezen was op stockfoto’s, kun je nu unieke afbeeldingen maken, die eruit springen. Met Canva Magic Studio of Midjourney kan dat nu binnen enkele minuten. Pierik traint ondernemers in beide tools binnen haar AI Content Club, juist omdat beeldmateriaal in de praktijk vaak de bottleneck is in een contentplanning. Wie hier eenmaal structureel mee werkt, hoeft niet langer te wachten op een designer voor elke losse post of advertentie. ,,Let wel goed let goed op de kwaliteit van de afbeeldingen die je maakt. Standaard AI-plaatjes die iedereen herkent als gemaakt door AI, worden herkend en niet positief beoordeeld. Mensen scrollen er voorbij en dat wil je natuurlijk voorkomen.”

4. Microsoft Copilot voor wie in Word, Excel en Outlook werkt

Copilot is minder veelzijdig dan ChatGPT of Claude als algemene denkpartner, maar wint het juist doordat het rechtstreeks in Word, Excel en Outlook zit. Wie de werkdag grotendeels in Microsoft 365 doorbrengt, hoeft geen tool te wisselen. Een offerte opstellen, een spreadsheet analyseren of een volle mailbox opruimen kan direct in het programma zelf, zonder voortdurend tekst te kopiëren en plakken tussen verschillende schermen. Tip van Paulien: ,,Sinds kort is er ook Claude voor Excel, Word en Powerpoint. Hiermee kun je Claude integreren in je Microsoft producten. Deze werkt zelfs beter dan Copilot.”

5. AI-videotools zoals Heygen voor snelle contentcreatie

Voor ondernemers die zichtbaar willen zijn met video, zonder een cameraploeg in te huren, bieden tools als Heygen een AI-avatar oplossing. Op basis van een script en je eigen stem maak je een professionele video, inclusief vertaling naar andere talen. Pierik deelde onlangs op LinkedIn hoe ze op deze manier binnen enkele dagen een Nederlandse video liet vertalen naar vloeiend Engels, met behoud van haar eigen stem en gezicht. Dat scheelt niet alleen opnametijd, maar ook de kosten van een professionele videoproductie. Pierik: ,,Gebruik dit soort tools vooral om video’s te maken die je anders niet zou kunnen maken, bijvoorbeeld omdat je een bepaalde taal niet spreekt of niet genoeg productiecapaciteit hebt. Authentieke, door mensen ingesproken video’s doen het nog steeds beter dan AI-video’s, maar AI-video’s zijn een mooie aanvulling.”

De echte winst

Wat deze vijf tools gemeen hebben, is dat ze niet zomaar een taak versnellen, maar een vast, terugkerend onderdeel van de werkweek overnemen. Volgens Paulien Pierik zit daar de echte winst: niet in het incidenteel gebruiken van AI voor een los tekstje, maar in het structureel inbedden ervan in de dagelijkse routine. Cijfers van het Nederlandse mkb bevestigen dat er nog volop ruimte is: terwijl 74 procent van de mkb-bedrijven AI inmiddels ergens in de bedrijfsvoering heeft geïntegreerd, heeft slechts 6 procent het echt structureel ingebed in dagelijkse processen. Precies daar liggen de uren die je terug kunt winnen.