Onbezorgd op vakantie: volg deze 6 tips voor het instellen van je Out of Office

In de zomer ontvangen we allemaal regelmatig out-of-office-mails. De ene afwezige mailer licht in zijn afwezigheidsmail uitgebreid toe dat hij van een welverdiende margarita aan de Spaanse kust geniet. De ander houdt het bij ‘Ik ben er even niet. Vanaf 10 augustus lees ik mijn e-mail weer!’. 

De beste out-of-office-mails zijn altijd kort en bondig, vindt Arjan Broere, trainer in slimmer werken. ‘Bied wel waar het kan een alternatief’, raadt hij aan. ‘Geef bijvoorbeeld aan bij welke collega de mailer terecht kan voor vragen tijdens je vakantie.’ Een andere optie is linken naar informatie op de website, bijvoorbeeld een FAQ of een informatief blogartikel.

Bereid de vakantie voor

Maar goed voorbereid vakantie nemen vraagt om meer dan een slimme out-of-office alleen. Broere: ‘Licht collega’s of klanten al ruim voor je vakantie in dat je er binnenkort tussenuit gaat. Of nog beter: zorg dat je wekelijks een reflectiemoment met jezelf inlast. Tijdens zo’n reflectie kijk je hoe de komende weken eruitzien, welke mijlpalen er aankomen en wat je nog wilt bespreken met anderen.’ Zo heb je al ver voor de vakantie een plan om naar je vrije dagen toe te werken.

Lopen er nog projecten of komen er vlak voor de vakantie nieuwe dingen in je agenda bij? Draag ze over aan anderen, werk vooruit of geef aan dat je dingen na je vakantie oppakt. En vind je het spannend om tijdens de vakantie onbereikbaar te zijn? Dan raadt Broere aan om met je team te bespreken hoe jullie elkaar kunnen helpen om offline te blijven tijdens vakanties.

Of check je toch af en toe je inbox?

Verder is het volgens Broere zeker geen goed idee om in de out-of-office-mail te zeggen dat je af en toe je e-mails checkt. ‘Als je zegt dat je vanwege de vakantie misschien iets later reageert, dan weet de ontvanger alsnog niet wat je bereikbaarheid is.’ Maar nog belangrijker: elke keer dat je toch je inbox checkt, haal je jezelf uit de vakantiemodus. Broere: ‘E-mail checken kost misschien maar vijf minuten, maar e-mails zetten vaak ook iets in werking. Misschien blijf je nog even over een vraag malen of komen er toch vervolgacties uit een e-mail. Dan heb je alsnog geen pauze van je werk.’ 

Do’s en dont’s voor een out-of-office-mail

Wanneer je de out-of-office-mail gaat schrijven, is de belangrijkste regel: wees duidelijk en help de lezer verder. Verder zijn dit volgens Broere de belangrijkste do’s en don’ts:

• Benoem de terugkeerdatum. Geef aan vanaf welke datum je weer bereikbaar bent in plaats van tot wanneer je afwezig bent. Zeg dus niet dat je tot vrijdag 7 augustus met vakantie bent, maar dat je vanaf maandag 10 augustus weer op kantoor zit.

• Bewaak je toon. Kies gerust voor een originele insteek, maar alleen als dit past bij hoe je normaal met klanten of collega’s communiceert.

• Maak onderscheid tussen interne en externe e-mails. In veel mailprogramma’s kun je aparte out-of-office-mails instellen voor interne en externe ontvangers.

• Houd rekening met verschillende soorten ontvangers. Schrijf de out-of-office-mail op zo’n manier dat deze voor iedereen relevant is, ook voor bijvoorbeeld een ontevreden klant.

• Vergeet andere kanalen niet. Stel ook een afwezigheidsmelding in voor programma’s als Teams of Slack.

• Stel alleen een out-of-office-mail in als je langer dan één dag weg bent. De verwachte reactietijd op een e-mail is tenslotte meestal meer dan een paar uur.

Ook handig: slimme e-mailregels

Niet elke e-mail heeft een afwezigheidsbericht nodig. Met e-mailregels kun je de out-of-office gerichter inzetten én je inbox overzichtelijk houden. Dat kan bijvoorbeeld in Outlook en Gmail. ‘Je kunt het zo instellen dat alle e-mails met bepaalde woorden, zoals persbericht of factuur in aparte mappen terechtkomen en geen automatisch antwoord krijgen’, legt Broere uit. Zo ben je ook meteen bij terugkomst sneller door de belangrijkste berichten heen.

Hoe kan AI helpen als je out-of-office bent?

Je inbox tijdens de vakantie toevertrouwen aan een AI-agent, is dat een goed idee? Broere is terughoudend. ‘Ik heb hier zelf een week mee geëxperimenteerd. Maar bij mij werkte de Copilot-agent al bij mijn eigen proefmails niet vlekkeloos. Dan had ik in mijn agenda staan dat ik op dinsdag de hele dag bezet ben, maar mailde de agent alsnog dat ik op dinsdag om tien uur tijd had.’ 

Wel ziet Broere een andere kans die AI-tools bieden voor ná de vakantie. ‘Laat een agent bij terugkomst orde scheppen in je volle inbox. Vraag de AI-agent om e-mails per thema te organiseren, actiepunten op een rij te zetten en de belangrijkste e-mails bovenaan te zetten.’ Dat scheelt je werk als je na die welverdiende vakantie met margarita’s aan de Spaanse kust weer aan de slag gaat.